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Droit du travail américain pour les entreprises étrangères

U.S. Employment

Avec un PIB de 20 trillions et une population de 325 millions de personnes, les États-Unis sont le plus grand marché de consommation mondial. Les dépenses des ménages sont les plus élevées au monde, représentant plus d’un quart de la consommation mondiale des ménages, et les accords de libre-échange avec 20 pays offrent un accès privilégié à des centaines de millions de consommateurs supplémentaires. En bref, les États-Unis sont aisément l’un des meilleurs pays au monde où faire des affaires.

Toutefois, les États-Unis sont dans le même temps un endroit complexe et très réglementé. Le U.S. Department of Labor (DOL, Ministère du travail américain) administre et applique plus de 175 lois fédérales relatives à l’emploi dans des domaines comme le recrutement, l’embauche, les vérifications des antécédents, le salaire et les avantages sociaux, la conduite au travail et la cessation de l’emploi. Les employeurs aux États-Unis sont également régis par un vaste ensemble de lois étatiques et locales, ces dernières étant souvent plus favorables aux travailleurs que les lois fédérales.

Les chefs d’entreprises internationales comprennent que chaque pays – et chaque juridiction – est différent. Il est aussi vrai que les employés locaux connaissent beaucoup mieux leurs droits que ceux des époques précédentes (merci, Google !) et, dans beaucoup de cas, sont plus disposés à faire défendre ces droits. Une autre considération est que les employés aux États-Unis ont tendance à être plus procéduriers que leurs homologues dans la plupart des autres pays, et que les tribunaux (et surtout les jurys) aux États-Unis sont réputés pour accorder des dommages-intérêts aux employés qui dépassent de loin ceux qui sont typiquement accordés dans d’autres juridictions.

Il en résulte par conséquent que les entreprises qui cherchent à établir des activités aux États-Unis doivent se conformer aux lois et réglementations régissant l’emploi aux niveaux fédéral, étatique et local.

Ce qui suit est un bref aperçu des considérations en droit du travail pour les entreprises étrangères établissant des activités aux États-Unis. Nous recommandons bien sûr de faire appel à un juriste pour assurer le respect des lois fédérales, étatiques et locales s’appliquant à votre situation spécifique.

Le processus de recrutement

Lors du recrutement des employés, les entreprises ont l’obligation d’être transparentes sur les exigences du poste et ne sont pas autorisées à discriminer sur la base du sexe, de la race, de l’âge, de la situation matrimoniale ou de la religion. En outre l’Americans with Disabilities Act fédéral (ADA, Loi sur les américains en situation de handicap) et des lois étatiques similaires interdisent aux employeurs de discriminer les candidats en situation de handicap qui sont par ailleurs qualifiés pour exercer cet emploi et nécessitent que les employeurs accommodent de manière raisonnable les besoins particuliers des candidats en situation de handicap pendant le processus de candidature. Les décisions d’embauche doivent être prises sur la base de critères liés au poste comme l’éducation, les années d’expérience et les compétences, et les responsables d’embauche doivent être bien formés aux paramètres d’entretien légaux (càd non discriminatoires). Des questions comme « Êtes-vous marié(e) ? », « Êtes-vous chrétien(ne) ? » ou « Quel âge avez-vous ? » peuvent générer de bonnes raisons de poursuites civiles et mesures réglementaires coûteuses.

Les descriptions de poste doivent décrire le poste proposé en indiquant le salaire et les avantages sociaux, les exigences du poste et les qualifications, ainsi que la durée de l’emploi, « contrat de 6 mois » ou « poste à temps plein » par exemple. Les candidats doivent être informés des conditions d’emploi, comme un dépistage de drogues, la capacité à travailler à temps plein, l’existence d’une période de formation/de mise à l’épreuve ou des exigences d’agilité physique.

Enfin, les lois sur la vie privée régissent non seulement le processus de recrutement mais aussi toute la durée de l’emploi, jusqu’à sa cessation. Par ailleurs, au cours du processus de recrutement, les lois étatiques et fédérales gouvernent les obligations des employeurs lors de la vérification des antécédents de manière directe ou via des organismes tiers. Ces lois exigent que les employeurs obtiennent le consentement des candidats/employés et fournissent certains avis à ces derniers.

Les entreprises cherchant à embaucher ou à transférer des ressortissants étrangers aux États-Unis en vue de leur emploi doivent demander un visa pour ces employés, et l’environnement politique en évolution constante régissant les visas d’immigrants et de non-immigrants aux États-Unis signifie souvent que les employeurs doivent poursuivre une variété de stratégies pour atteindre leurs objectifs d’embauche.

Plusieurs visas de non-immigrants sont accessibles aux travailleurs étrangers, dont les visas de voyage d’affaires, de stagiaire et de transfert intra-entreprise, en plus de visas de profession spécialisée ; les visas d’immigrants, toutefois plus longs à obtenir, peuvent mener à un statut de résident permanent, ce qui peut être bénéfique pour l’employeur et l’employé.

L’admissibilité, les exigences, les délais de traitement et les avantages pour les membres de la famille accompagnateurs varient selon la classification des visas et, il est peut-être inutile de le préciser, il est conseillé aux entreprises d’accorder une priorité élevée au respect des lois de l’immigration.

Gestion de la main-d’œuvre

Une grande partie du droit du travail américain est conçu pour protéger les employés contre l’exploitation. Les paramètres relatifs aux salaires, aux heures de travail, aux congés, aux retraites et à la sécurité au travail sont énoncés dans des lois aux niveaux fédéral et étatique. Le droit régit également l’environnement de travail de manières qui peuvent sembler sans rapport direct avec la relation employeur-employé, par exemple dans les cas de discrimination ou de harcèlement entre les employés.

Les lois fédérales et les lois étatiques (souvent plus strictes) imposent des exigences pour le salaire minimum et le paiement des heures supplémentaires ainsi que le nombre d’heures supplémentaires qui peut être demandé et travaillé par les employés. Les lois comportent des exceptions pour les travailleurs « à col blanc », les sous-traitants et d’autres, mais la bonne interprétation de ces lois est indispensable pour éviter une éventuelle responsabilité réglementaire et/ou civile.

Discrimination et harcèlement

Le droit fédéral interdit la discrimination contre les employés et les candidats sur la base de la race, de la couleur, de la religion, du sexe (y compris de la grossesse), de l’origine nationale, de l’âge (pour les candidats de 40 ans ou plus), du handicap ou de l’information génétique d’un individu. Une fois encore, la plupart des 50 États ont des lois anti-discrimination qui reflètent la loi fédérale ou vont plus loin dans la protection des employés. Par exemple, certaines juridictions ont des lois interdisant la discrimination sur la base de l’appartenance politique ou de l’orientation sexuelle.

Les lois fédérales et étatiques protègent également les employés contre le harcèlement basé sur les catégories anti-discrimination. En particulier, le harcèlement sexuel s’avère de plus en plus un problème à surveiller pour les entreprises dans la mesure où les normes sociales sur le comportement approprié (et inapproprié) au travail ont changé.

Le droit protège les employés non seulement contre le harcèlement de leurs superviseurs, mais aussi contre des comportements inappropriés provenant de collègues et même de clients et fournisseurs.

Pour les employeurs, la protection contre la responsabilité s’agissant des plaintes de harcèlement doit commencer par une politique du personnel qui définit et interdit clairement toute discrimination et tout harcèlement, définit des procédures pour émettre des plaintes et autorise des mesures disciplinaires contre les contrevenants aux politiques anti-harcèlement et anti-discrimination.

Politiques de congés

Les États-Unis sont particulièrement peu généreux dans leur soutien des congés payés, congés maladie et congés maternité/paternité payés obligatoires au niveau fédéral. Cela dit, si des congés payés sont accordés dans certaines de/toutes ces catégories, ils peuvent faire l’objet de réglementations étatiques ou municipales. Treize États et Washington DC ont adopté des lois pour exiger des congés maladie payés, et les villes qui exigent des congés maladies payés pour les employés comprennent San Francisco, Seattle, Chicago, Philadelphie et New York.

Bien que les États-Unis n’exigent pas de congés payés dans la plupart des circonstances, plusieurs lois fédérales et étatiques imposent que les employeurs accordent des congés non rémunérés si les employés le demandent. Des exemples sont des congés pour la grossesse, l’accouchement, le service militaire, le handicap, être juré, voter et les célébrations religieuses.

Les politiques de personnel de l’entreprise doivent clairement définir les droits des employés à des congés payés et non payés, et les procédures de demande de congé.

Avantages sociaux des employés

Les États-Unis imposent aux employeurs de fournir des prestations fédérales Medicare (prestations de santé pour les travailleurs à la retraite âgés de plus de 65 ans et les personnes handicapées), des prestations fédérales de sécurité sociale (retraites pour les travailleurs retraités) et l’indemnisation du chômage. Les employeurs et les employés partagent le coût des prestations Medicare et de sécurité sociale.

De nombreux employeurs américains offrent également une forme de régime de retraite (y compris les plans 401k) et offrent des assurances médicales, dentaires et de vision, des assurances-vie et des plans de revenu d’invalidité. Une fois encore, le coût de financement de la plupart de ces plans est généralement partagé entre l’employeur et l’employé.

En outre, bien que l’Affordable Care Act (Loi sur les soins abordables) fédéral de 2010 ait mis en place un système de soins de santé obligatoire au niveau fédéral qui n’exige pas que les employeurs offrent des plans de santé de groupe aux employés, la loi impose des sanctions aux entreprises qui ne proposent pas de couverture de santé abordable à leurs employés.

Sécurité en milieu de travail

L’Occupational Safety and Health Act de 1970 (« OSHA », Loi sur la sécurité et la santé au travail) est entrée en vigueur avec le mandat de fournir « des conditions de travail sûres et saines à tous les travailleurs et travailleuses dans la nation ». Près de la moitié des États américains ont également adopté leur propre législation sur la sécurité et la santé au travail.

Trois catégories d’entreprise sont couvertes par l’OSHA : la construction, l’agriculture et l’industrie en général, les employeurs ayant l’obligation de fournir un milieu de travail « sans dangers reconnus qui causent ou risquent de causer le décès ou des dommages corporels graves. »

L’OSHA a le droit d’effectuer des inspections en milieu de travail pendant les heures de travail et les employeurs ont le droit de demander un mandat de perquisition avant d’autoriser l’accès. Le processus d’inspection comprend des réunions avec les inspecteurs avant et après une visite des installations, ce qui permet aux employeurs de comprendre et de limiter la portée d’une inspection et de comprendre la nature des violations alléguées.

Une fois que les inspecteurs de l’OSHA pensent avoir identifié les violations, ils fournissent une notification formelle par courrier avec une citation, ce qui donne le temps aux employeurs le temps de prendre des mesures correctives ou de contester la citation. Les pénalités en cas de violation de l’OSHA varient selon la gravité de l’infraction.

Les employés blessés au travail ont droit à une indemnisation des accidents de travail, que chaque État oblige les employeurs à fournir. Les exigences de couverture varient d’un État à l’autre et les employeurs peuvent fournir une couverture via une compagnie d’assurance ou peuvent s’auto-assurer ; les coûts des primes sont basés sur le nombre d’employés, leurs fonctions et le niveau de risque.

Syndicats de travailleurs

Le National Labor Relations Act (« Loi nationale sur les relations de travail ») établit le droit des travailleurs à se livrer à une activité collective, y compris à former, rejoindre et aider les syndicats. Bien que moins de 15 % des travailleurs américains, et moins de 10 % des travailleurs du secteur privé, soient syndiqués, le NLRA ne régit pas seulement ce que les employeurs peuvent et ne peuvent pas faire en réponse à l’activité collective des employés et pour répondre aux syndicats, mais fournit également des droits et des protections aux employés non syndiqués dans les lieux de travail sans syndicats. En pratique, cela signifie que la loi peut protéger le droit des employés non syndiqués à soulever leurs préoccupations collectives en ce qui concerne le salaire, les heures ou les conditions de travail et interdit aux employeurs de prendre des mesures de sanction (p.ex. le licenciement) contre les employés qui entreprennent des activités collectives.

Surveillance, protection des données et droits de confidentialité des employés

Beaucoup d’employeurs, en particulier dans les lieux de travail « à col blanc » peuvent facilement surveiller les communications des employés, mais cette surveillance est régie par les lois fédérales, étatiques et locales visant à protéger la vie privée des employés. Les restrictions de la surveillance varient considérablement selon la juridiction mais, en général, les employeurs sont tenus d’informer les employés sur la surveillance et d’obtenir leur consentement. Les employeurs obtiennent typiquement ce consentement dans le cadre de politiques d’utilisation des équipements qui indiquent clairement que l’entreprise peut surveiller les communications et les activités des employés sur les systèmes et équipements de l’entreprise. Les organisations qui opèrent dans plus d’une juridiction doivent vérifier et respecter les lois et réglementations applicables dans chaque lieu de travail des employés ou d’emplacement des appareils électroniques.

Accords de non-concurrence

La plupart des États autorisent des accords de non-concurrence des employés, mais certains les interdisent. La Californie n’applique pas les accords de non-concurrence des employés, et les employés peuvent en outre poursuivre un employeur qui cherche à exiger qu’ils en signent un.

Les États qui autorisent les accords de non-concurrence des employés ne font généralement pas respecter un accord qui limite trop fortement les perspectives d’emploi futures d’un employé. Un accord de non-concurrence d’employé est plus susceptible d’être exécuté s’il est limité :

  • Dans le temps. Plus la durée d’interdiction de la concurrence est courte, plus il est probable que l’accord de non-concurrence soit exécuté.
  • Dans la zone géographique. Plus la zone géographique d’interdiction de la concurrence est petite, plus il est probable que l’accord de non-concurrence soit exécuté. La zone géographique dépend en grande partie de la portée géographique du secteur et de l’entreprise.
  • Dans sa définition de la concurrence. Plus la nature d’interdiction de la concurrence est limitée, plus il est probable que l’accord de non-concurrence soit exécuté.

Un accord de non-concurrence qui interdit à un employé de travailler pour l’un des trois concurrents directs dans le même État pendant un an est beaucoup plus susceptible d’être appliqué qu’un accord de non-concurrence qui interdit à un employé de travailler pour n’importe quelle entreprise de tout un secteur pendant trois ans.

Licenciement et démission

Une grande partie de l’emploi américain fonctionne dans un modèle d’embauche « de gré à gré », ce qui rend la cessation de l’emploi relativement simple par rapport à certains pays. Il est cependant utile de rappeler que la société américaine tend à être procédurière et que les droits et réglementations anti-discrimination peuvent donner aux employés licenciés la possibilité de poursuivre des réclamations contre leurs anciens employeurs. Plus de 80 % des actions en justice liées à l’emploi aux États-Unis proviennent de cessations d’emploi.

Le meilleur conseil à donner aux employeurs qui doivent licencier des employés est universellement applicable : être juste et transparent. Les attentes en termes de comportement et de performances des employés doivent être définies au début du service de l’employé et toutes les lacunes en termes de performances doivent être soigneusement documentées et communiquées à l’employé. La gestion pratique d’une cessation est tellement spécifique à la situation et à la zone géographique qu’il paraît superflu d’en parler ici.

Conclusion

« Être juste et transparent » est notre meilleur conseil pour les entreprises cherchant à établir des activités aux États-Unis.

Préparez-vous sérieusement en consultant un avocat pour assurer le respect des lois fédérales, étatiques et locales, ainsi que des réglementations spécifiques au secteur s’appliquant à votre situation spécifique.

Préparez-vous sérieusement en établissant une infrastructure complète en ressources humaines définissant les droits, responsabilités et voies de recours dans un manuel universellement disponible.

Préparez-vous sérieusement en assurant que les dirigeants, les cadres et les superviseurs connaissent bien les lois régissant les questions liées à l’emploi (p.ex. anti-discrimination, sécurité en milieu de travail) et sont bien formés sur le maintien de la conformité.

Et, enfin, bonne chance !

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