Una chuleta de empresa china es un sello o estampilla oficial que vincula legalmente a la empresa con lo que ha acordado en el documento en el que se ha estampado su chuleta de empresa. En virtud de la legislación china, una chuleta de empresa es una prueba legal sólida del acuerdo de la empresa cuya chuleta figura en el documento. La chuleta de empresa (también conocida como sello o estampilla de empresa) sustituye esencialmente a la firma en contratos y otros documentos importantes. La chuleta de empresa vincula a toda la empresa, por lo general sin importar quién (si alguien) pone su firma en el documento.
Curiosamente, en los últimos años China ha ido avanzando hacia la implantación de chuletas electrónicas, que son el equivalente digital de una chuleta de empresa y tienen la misma validez jurídica que una chuleta física. Una actualización de la Ley de Firma Electrónica de China publicada en abril de 2015 aclaró la validez legal de las firmas electrónicas, incluidas las chuletas electrónicas, que son tan jurídicamente vinculantes como una chuleta física o una firma manuscrita si los datos de creación de la chuleta electrónica son propiedad exclusiva del firmante y están bajo su control en el momento de la firma. Pero no fue hasta hace poco que nuestros abogados especializados en China empezaron a ver con regularidad chuletas de empresas chinas en la vida real.
Esto es paralelo al marco de legitimidad de las chuletas físicas y, al igual que en el caso de las chuletas físicas, existe la posibilidad de fraude, por lo que las contrapartes deben llevar a cabo una diligencia debida exhaustiva, especialmente al contratar con cualquier organización nueva.
Técnicamente, una chuleta electrónica ofrece a los usuarios (y a sus contrapartes) una mayor seguridad, gracias a los procesos de cifrado y autenticación, pero las contrapartes que no se molestan en confirmar la legitimidad de los datos de creación se abren al fraude.
Hasta cierto punto, la reputación de las empresas chinas está sobrevalorada como prueba de legitimidad. A menudo, las cuestiones más importantes son (1) si la empresa con la que está haciendo negocios existe, (2) si realmente está haciendo negocios con la empresa con la que cree que está haciendo negocios, y (3) si la empresa tiene fondos suficientes para apoyar el negocio que desea hacer con ella. Estas suelen ser las cuestiones críticas, y su resolución requiere un verdadero trabajo. Por último, cualquier chuleta de empresa puede ser falsificada por expertos. Por lo tanto, aunque sepa cómo es la chuleta auténtica, no puede saber si la que está viendo es realmente esa chuleta de empresa o una falsificación de esa chuleta de empresa.
Aunque la imagen de una chuleta electrónica puede reproducirse fácilmente y, a simple vista, puede parecer que confiere legitimidad a un documento, una firma electrónica avanzada , según la definición de la Comisión Europea, lo es adicionalmente:
- vinculado de forma única y capaz de identificar al firmante;
- creados de forma que permitan al firmante conservar el control; y
- vinculada al documento de forma que cualquier cambio posterior de los datos sea detectable.
Lo que importa, pues, es la protección de los datos de creación y la aplicación de procesos que protejan la seguridad de esos datos.
La legislación china estipula que una chuleta electrónica y sus datos de creación se asocien exclusivamente a una persona que represente a su organización y sea responsable de sus acciones. Esto significa que el firmante debe ser el usuario de la chuleta electrónica, es decir, que un colega no está legalmente autorizado a aplicar la chuleta en nombre del firmante.
Dejando a un lado los casos de fraude descarado, las "chuletas" electrónicas (y físicas) suelen utilizarse indebidamente por razones de conveniencia, por ejemplo, cuando el representante legal autorizado para utilizar la "chuleta" no está disponible. Sin embargo, el uso del chop confirma a la contraparte de una organización que ésta comprende y reconoce el contenido del contrato y las intenciones de las partes firmantes.
En los casos de uso indebido de chuletas electrónicas, los tribunales han dictaminado generalmente que la organización que ha hecho un uso indebido de la chuleta, y/o su representante legal, son responsables de dicho uso indebido, normalmente por almacenamiento inadecuado de los datos de creación, o porque los controles internos eran insuficientes para impedir el uso de la chuleta por personas no autorizadas.
El artículo 28 de la Ley de Firma Electrónica de China es muy claro: "Cuando un firmante electrónico o la parte que confía en la firma electrónica sufra pérdidas debido a la realización de actividades civiles sobre la base de la firma electrónica verificada por un servicio de verificación electrónica, y si el servicio de verificación electrónica no logra demostrar que está libre de culpa, el servicio asumirá la responsabilidad de la indemnización."
La ley señala además que las multas y la responsabilidad civil y penal son otras posibles consecuencias de no asegurar una chuleta electrónica y no utilizarla correctamente.
Toda empresa que vaya a utilizar chuletas electrónicas debe contar con procesos y sistemas que protejan sus chuletas electrónicas y garanticen que sólo los firmantes autorizados puedan desplegarlas.
Y como contraparte en un documento que llevará chuletas electrónicas, debe llevar a cabo una diligencia debida exhaustiva para confirmar que la empresa con la que cree que está haciendo negocios es legítima, y que el firmante del contrato o contratos no sólo está facultado para firmar, sino que además es quien dice ser.
La única manera de estar lo más seguro posible sobre la autenticidad de una chuleta de empresa china es hacer una gran cantidad de diligencia debida, ya sea en persona o a través de un agente de confianza. Una forma aún mejor de determinar la validez de una chuleta de empresa china es que un abogado confirme con el gobierno chino que la chuleta de empresa que se utilizará en su contrato es la chuleta de empresa real de la empresa china.
Por supuesto, el fraude no es ni mucho menos competencia exclusiva de las empresas chinas. El año pasado escribimos sobre Elizabeth Holmes y Theranos como ejemplo de las posibles consecuencias de no realizar la diligencia debida. Para quienes estén interesados -o contentos de tener un estupendo recordatorio de sentido común.
