Los empresarios chinos deben tener contratos de trabajo por escrito con cada uno de sus empleados a tiempo completo. No tener un contrato de trabajo por escrito expone a los empresarios a sanciones (pagaderas a sus empleados), multas administrativas y el riesgo de que se considere que han celebrado un contrato de trabajo de duración indefinida con los empleados que carecen del contrato escrito. La mayoría de las empresas lo entienden ahora, pero muchas no se dan cuenta de que no basta con un contrato; todo empresario debe tener también un conjunto de normas y reglamentos de empresa.
El reglamento de la empresa (规章制度) (a veces denominado manual del empleado) suele ser un documento largo y complejo que establece todas las condiciones que rigen la relación laboral. Una de las principales razones por las que los empleadores necesitan este documento es porque establece los motivos para disciplinar o despedir a un empleado.
Es importante señalar que el sistema jurídico laboral chino es completamente diferente del estadounidense. En EE.UU., casi todos los estados son de empleo voluntario, lo que significa que un empresario puede despedir a un empleado en cualquier momento, con o sin preaviso, y con o sin motivo. China no es una jurisdicción de empleo voluntario. Todos los empleados chinos deben ser contratados en virtud de un contrato de trabajo escrito y, durante la vigencia de ese contrato, es difícil despedirlos. Si un empresario quiere despedir a un empleado antes de que finalice su contrato, sólo puede hacerlo por causa justificada, que debe estar claramente demostrada. Por esta razón, si usted es un empresario de China, debe mantener un cuidadoso registro disciplinario para poder demostrar los motivos del despido.
El documento de normas y reglamentos debe ser razonablemente detallado. Sin este documento, existe un riesgo real de que, aunque su empleado haga algo terrible y perjudique a su empresa, usted se encuentre sin base alguna para disciplinar al empleado (y mucho menos para despedirlo), a menos que sus normas y reglamentos dejen claro que las acciones del empleado estaban prohibidas. A uno de nuestros abogados especializados en China le encanta contar un caso en el que un empleado demandó a su empresa tras ser despedido por robar cientos de miles de dólares. El juez señaló que el empleado era una persona terrible, pero dictaminó que no podía despedirlo porque no había nada en las normas y reglamentos contra el robo.
Muchos países (como Shanghai) reconocen que no es posible que los empresarios enumeren todos los actos punibles en las normas y reglamentos por los que se puede sancionar o despedir a un empleado. Su posición es que el principio de buena fe rige durante la relación laboral, por lo que aunque un determinado acto no esté especificado en las normas y reglamentos del empresario como acto punible, éste puede sancionar o incluso despedir al empleado que no actúe de buena fe. Sin embargo, la forma de pensar al respecto varía según la localidad, e incluso en la ciudad más favorable al empresario se deben minimizar los riesgos siendo lo más explícito posible. Para ello, cuando redacte los reglamentos de la empresa, lo mejor es incluir todo lo que pueda (al menos lo que cubra la mala conducta de los empleados que haya encontrado en su organización en el pasado) y también incluir un lenguaje general que proporcione una base escrita que le permita reaccionar ante la mala conducta de los empleados en general. Dado que la receptividad a este tipo de lenguaje general también puede variar según el lugar, sigue siendo imperativo que enumere específicamente todo lo que pueda.
Pero tenga cuidado con lo que pone en sus normas y reglamentos. El mero hecho de que se incorpore al documento no lo convierte en legalmente permisible. Si una disposición de su reglamento es contraria a la ley y usted se basa en ella para despedir a su empleado, su decisión será un despido ilegal. Lo mismo puede decirse de una disposición que sea demasiado dura con el empleado o que un árbitro o juez chino no considere razonable. Por lo tanto, debe revisar periódicamente su reglamento interno (preferiblemente cada año) para asegurarse de que sigue cumpliendo todas las leyes locales y nacionales aplicables.
Ah, y un par de cosas clave (rápidas) sobre el documento de normas y reglamentos. Debe estar en chino para que sus empleados puedan entender perfectamente lo que están firmando y para que un árbitro/juez chino también pueda entender fácilmente lo que dice. También debe asegurarse de obtener y guardar un acuse de recibo firmado en chino para demostrar que sus empleados han recibido las normas y reglamentos de su empresa, en caso de que lo necesite en una futura disputa/reclamación de los empleados.
Conclusión: Si tiene empleados en China, necesita normas y reglamentos aplicables en China.
