Aunque muchos de nuestros clientes que fabrican en China están abandonando el país debido a los costes, las dificultades y los aranceles, muchos de nuestros clientes que venden sus bienes y servicios en China quieren trasladarse a este país o ampliar sus operaciones en él. Independientemente de lo que ocurra en China o en relación con este país, China sigue siendo un mercado enorme con muchas oportunidades y las empresas que avanzan en China se encuentran con la necesidad de nuevos trabajadores.
Para operar con empleados en China, es esencial disponer de los documentos de empleo adecuados para cada empleado, que deben constar, como mínimo, de lo siguiente:
- Un contrato de trabajo;
- Un conjunto de normas y reglamentos de la empresa;
- Un Acuerdo sobre secreto comercial y protección de la propiedad intelectual; y
- Un Acuerdo de Firma (en el que se acusa recibo del Reglamento del Empleador a cada empleado).
El 4 de marzo de 2020, el Ministerio de Recursos Humanos y Seguridad Social de la República Popular China (MOHRSS) publicó un aviso sobre la firma de contratos de trabajo electrónicos. Este aviso proporciona orientación sobre cuándo un contrato de trabajo electrónico puede considerarse válido. En concreto, un contrato de trabajo electrónico es válido siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1) El empresario y el trabajador acuerdan mutuamente celebrar un contrato de trabajo por escrito en formato electrónico;
2) Las partes deben utilizar mensajes de datos que puedan considerarse escritos y firmas electrónicas que se consideren fiables según la Ley de Firma Electrónica de la RPC y otras leyes y reglamentos aplicables;
3) El empresario debe garantizar que la generación, transmisión y almacenamiento del contrato de trabajo electrónico cumple los requisitos de la Ley de Firma Electrónica y otras leyes y reglamentos aplicables, y que el contrato de trabajo electrónico es completo, exacto y no está manipulado; y
4) El contrato de trabajo electrónico cumple con la Ley de Contratos de Trabajo de la RPC relativa a los contratos de trabajo.
No obstante, los empresarios deben proceder con cautela porque, en caso de litigio laboral, será el empresario quien asuma la carga de probar la validez del contrato de trabajo electrónico. Y como hay pocos casos en los tribunales chinos que reconozcan las firmas electrónicas para los acuerdos relacionados con el empleo, esperamos que los tribunales chinos sigan sin sentirse cómodos con ellas durante algún tiempo. Además, algunas autoridades laborales locales siguen exigiendo copias impresas de los contratos de trabajo (con firmas húmedas) en muchos procedimientos, como las auditorías de empleo, y la incapacidad de un empresario para presentar copias impresas de los contratos de trabajo puede acarrearle consecuencias adversas.
También cabe mencionar que la notificación del MOHRSS se emitió en respuesta a una consulta de las autoridades laborales de Pekín sobre los contactos laborales electrónicos durante el periodo de prevención y control de la epidemia y ni siquiera está claro si dicha notificación se aplica más allá de ese periodo.
Así que, de momento, nuestra recomendación general a los empresarios chinos es que, a la hora de formalizar documentos relacionados con el empleo, lo mejor sigue siendo hacer todo lo siguiente (a la antigua usanza):
- que ambas partes aporten firmas húmedas;
- colocar la chuleta oficial de la empresa en todas las copias impresas;
- proporcionar a cada empleado una copia de los documentos de empleo debidamente cumplimentados para su propio archivo; y
- conserve al menos una copia original de cada documento totalmente ejecutado para los archivos de la empresa.
Llevar a cabo el proceso de firma no significa que su trabajo haya terminado. Debe evaluar periódicamente la situación de sus empleados en China (aunque todo parezca ir bien) al menos una vez al año, sobre todo para asegurarse de que está al día con la compleja legislación laboral de China (y de su propia localidad), en constante cambio. Esta auditoría laboral anual debería incluir lo siguiente:
- revisar sus documentos relacionados con el empleo,
- comprobar cualquier posible incumplimiento de la legislación nacional y local en materia de contratación,
- hablar con el personal de RR.HH. y/o la dirección sobre cualquier problema o cuestión inminente o potencial de los empleados (incluidas las renovaciones/no renovaciones de contratos de los empleados y cualquier despido anticipado), y
- tomar las medidas necesarias para resolver o remediar cualquier asunto laboral o cualquier problema que se ponga de manifiesto.
Identificar los problemas de los empleados y tomar las medidas adecuadas a tiempo reducirá sus dolores de cabeza y sus costes. Los despidos de empleados en China son difíciles en general y sus costes para garantizar que el despido de un empleado se gestiona correctamente serán significativamente menores que sus costes para defenderse contra una demanda por despido improcedente. China (y muchos lugares en China) han promulgado muchas leyes nuevas para hacer frente específicamente a COVID-19. Esto incluye nuevas leyes sobre despidos de empleados. Esto incluye nuevas leyes sobre despidos de empleados y todo tipo de nuevas restricciones sobre quién y quién no puede ser despedido por lo que debe asegurarse de cumplir con estos requisitos también.
Hacer lo anterior es crucial para asegurarse de que usted, como empleador en China, está protegido.
