En el blog tratamos con regularidad el tema de los litigios, pero hoy vamos a hablar de cómo prepararse para los litigios relacionados con el cannabis, que pueden o no llegar a producirse. Y aunque siempre es importante contar con sistemas eficaces, se vuelve aún más importante cuando nuestros clientes se dan cuenta de lo implicado que está el proceso de descubrimiento en el sistema de litigios estadounidense. Si se aplica correctamente, una retención de litigios adecuada puede ahorrar muchos gastos y quebraderos de cabeza, tanto a nuestros clientes como a nosotros.
¿Qué es una retención judicial?
Cuando se presenta una demanda o -incluso- se prevé razonablemente, las normas de procedimiento civil de los tribunales federales y estatales imponen la obligación de conservar todos los registros e información potencialmente relevantes. Por ejemplo, la Regla Federal de Procedimiento Civil ("FRCP") 37(e) establece:
"e) Falta de conservación de la información almacenada electrónicamente. Si la información almacenada electrónicamente que debería haber sido preservada en la anticipación o realización de litigios se pierde porque una parte no tomó medidas razonables para preservarla, y no puede ser restaurada o reemplazada a través de descubrimiento adicional, el tribunal:
(1) al constatar un perjuicio para otra parte por la pérdida de la información, podrá ordenar medidas no superiores a las necesarias para subsanar el perjuicio; o bien
(2) sólo si se comprueba que la parte actuó con la intención de privar a otra parte del uso de la información en el litigio podrá:
(A) presumir que la información perdida era desfavorable para la parte;
(B) instruir al jurado que puede o debe presumir que la información era desfavorable a la parte; o
(C) desestimar la acción o dictar sentencia en rebeldía".
Básicamente, la retención de litigios pone sobre aviso a todo el mundo y a sus principales custodios de documentos y registros de que debe conservarse un determinado volumen de información (y, posteriormente, recopilarse y presentarse en el proceso de proposición de la prueba). Y como deja claro el FRCP 37(e), si esto no se hace correctamente (o peor, si no se hace intencionadamente), puede tener graves consecuencias: entre ellas, la desestimación (si usted es el demandante) o una sentencia en rebeldía (si usted es el demandado).
Cómo aplicar una buena retención de litigios
En primer lugar, es importante identificar el alcance o el universo de lo que debe preservarse en cualquier litigio incipiente sobre el negocio del cannabis. Piense más allá de la disputa/problema específico o de las reclamaciones/defensas. Lo que puede considerarse "relevante" puede ser extremadamente amplio en el contexto de la revelación de pruebas.
En segundo lugar, identificar y aplicar protocolos para todo lo que pueda contener esos registros. Si antes esto significaba archivadores de papeles, ahora suele significar correos electrónicos, documentos, hojas de cálculo, etc. Pero no te quedes ahí: ¿hay software de la empresa en el que los empleados colaboran o se comunican? ¿Los empleados disponen de teléfonos de empresa? Es importante pensar más allá de los correos electrónicos y los documentos, porque lo más probable es que la proposición de prueba lo requiera todo.
Por último, haga un seguimiento periódico para asegurarse de que todos los empleados respetan la retención de litigios el tiempo necesario. A veces tiene sentido asignar la supervisión a personas clave que puedan comprobar que los sistemas funcionan trimestral o anualmente.
Conclusión
Las retenciones en los litigios pueden ser procesos tediosos, por lo que es mejor abordarlos de frente. Normalmente, no hay nada que cause más retrasos y estrés en un pleito que un cliente que no tiene controladas sus pruebas, ya sean pruebas que debería tener pero no tiene, o pruebas que va encontrando poco a poco durante un largo periodo de tiempo porque el cliente o la información están desorganizados.
Y para nuestros lectores proactivos, nunca es demasiado pronto para desarrollar un plan general que garantice la preparación eficaz de un litigio en el futuro. Identificar dónde se almacenan los datos en los sistemas activos, asegurarse de que se realizan copias de seguridad con regularidad y elaborar listas de control de salida para cuando los empleados abandonen la empresa puede garantizar que todos los datos relevantes se conservan y son accesibles.
