La mayoría de la gente sabe que cualquier parte en un litigio tiene el "deber ineludible de conservar" lo que sabe o razonablemente debería saber que puede ser una prueba relevante en su pleito. Lo que no saben es que esto es así antes de que se notifique cualquier solicitud de presentación de pruebas y, a veces, incluso antes de que se presente la demanda. He aquí una introducción a la obligación de conservar pruebas y su infracción: "expolio".
Deber de conservación de pruebas
El deber de conservar las pruebas surge cuando:
- Los litigios están "pendientes" o son "probables";
- Tiene conocimiento de la existencia o probabilidad del litigio;
- Conoce la relevancia de las pruebas para el litigio; y
- Es previsible que la parte contraria se vea perjudicada si se destruyeron las pruebas.
Según este principio básico, se considera que la obligación se cumple, como muy tarde, cuando se notifica la demanda al demandado. Pero antes de ese momento, la mayoría de los tribunales también están de acuerdo en que la recepción por parte del demandado de una carta de demanda, o cualquier otra amenaza de litigio, también activará la obligación. Por eso, como norma general, recomendamos a nuestros clientes que actúen con cautela y tomen inmediatamente medidas para preservar todos los documentos potencialmente relevantes, incluidos los correos electrónicos y similares, que podrían destruirse habitualmente (en el caso del papel) o borrarse o sobrescribirse (en el caso de los archivos electrónicos). Esta suspensión de las políticas rutinarias de destrucción de documentos es lo que llamamos una "retención de litigios".
Una nota rápida sobre las pruebas electrónicas: hoy en día, suelen constituir la mayor parte de las pruebas que se presentan en los litigios, y hay varias facetas para asegurarse de que se está cumpliendo el deber por completo. Es necesario conservar las copias de seguridad o los archivos. Los dispositivos de almacenamiento antiguos, como discos duros o incluso teléfonos móviles, deben conservarse y buscarse si pueden contener pruebas relevantes.
Expoliación
La violación del deber de preservar las pruebas se conoce como "expoliación". El espolio es MALO - y el Tribunal tiene el poder inherente de ordenar sanciones por el espolio de pruebas. Esto se determina caso por caso, y la sanción se basa en una prueba de equilibrio entre el grado de culpa y el grado de perjuicio sufrido por la parte contraria. Algunos ejemplos son:
- Concesión de honorarios o reparto de costes: el Tribunal puede ordenar a la parte que destruyó las pruebas que pague los costes de la otra parte en la obtención de pruebas equivalentes de otro lugar (si es posible).
- Exclusión de pruebas: si una parte ha destruido pruebas relevantes, el Tribunal puede excluir pruebas relacionadas o derivadas (de modo que la parte no pueda "elegir" partes de un documento o expediente global para presentarlas).
- Una instrucción al jurado de inferencia adversa: esto significa esencialmente que el Tribunal instruirá al jurado para que infiera que las pruebas destruidas eran adversas a la parte que las destruyó.
- Anulación de una demanda o defensa: el Tribunal también puede anular la demanda o defensa de una parte si su conducta indebida empaña la resolución de esa cuestión concreta.
- Desacato: el Tribunal puede declarar a la parte en desacato por no preservar las pruebas.
- Rebeldía o desestimación: en los casos más extremos, el Tribunal puede dictar una sentencia en rebeldía contra un demandado o una desestimación contra un demandante.
Estas consecuencias pueden obstaculizar seriamente un caso o defensa, y son duras por una razón. Si está pensando en litigar o cree que podría ser objeto de una demanda, asegúrese de comprender estas obligaciones para cumplir con sus deberes desde el principio.
