Ha dado los primeros pasos en la expansión de su empresa en España, quizás estableciendo relaciones con distribuidores. Ahora está listo para echar raíces más profundas alquilando oficinas y contratando personal. Con estas piezas en su lugar, se le considerará un "establecimiento permanente", y es el momento de ir más allá del simple registro de su empresa extranjera. En esta fase de sus operaciones en España, las empresas extranjeras suelen beneficiarse de constituir uno de estos dos tipos de entidades: una filial o una sucursal.
La constitución de una filial española y de una sucursal comparten procesos, costes y trámites muy similares. Ambas dan lugar al otorgamiento de una escritura pública notarial de constitución y a la inscripción en el Registro Mercantil español correspondiente, y en ambos casos necesitará obtener un número NIF español (Número de Identificación de Extranjero) de la administración tributaria española para darse de alta en los pagos trimestrales del IVA. Asimismo, la legislación fiscal, contable y laboral española se aplicará a sus actividades en España en ambos supuestos.
Sin embargo, hay que tener en cuenta una serie de diferencias a la hora de elegir qué tipo de entidad constituir. La más significativa es que, mientras que una filial es una entidad local independiente, una sucursal carece de personalidad jurídica y depende de la empresa matriz. Esto significa que su empresa estadounidense será totalmente responsable de las actividades de su sucursal española, incluidas todas las responsabilidades y reclamaciones.
Además, la apertura de una sucursal española complica las cuestiones fiscales. La sucursal está sujeta al pago del Impuesto sobre la Renta de No Residentes y debe presentar anualmente declaraciones fiscales. Para ello, la sociedad matriz extranjera debe presentar todos los documentos fiscales extranjeros pertinentes para la declaración de la renta en España. Necesitará esos documentos en traducción jurada y legalizados con una Apostilla de La Haya. Con una sucursal, su empresa matriz también tendrá que revelar parte de su información contable extranjera en las declaraciones fiscales españolas, lo que complica aún más el proceso. Una filial, en cambio, pagará el impuesto de sociedades en España, pero podrá deducir los pagos efectuados a su matriz extranjera en forma de cánones, intereses o comisiones de gestión.
Las operaciones diarias suelen ser mucho más fluidas con una filial española. Esta entidad será completamente diferente de su empresa matriz y gestionará su propia contabilidad e impuestos. En cambio, gestionar una sucursal española puede resultar bastante engorroso. Por ejemplo, para tomar cualquier decisión sobre la sucursal, el consejo de administración de la empresa matriz tendrá que formalizar la decisión mediante escritura pública ante notario. Para ser reconocido en el registro español, este documento tendrá que ser traducido, legalizado ante notario y luego apostillado de conformidad con el Convenio de La Haya. Puede evitar este y otros procesos largos optando por constituir una filial en España.
Aunque tiene numerosas ventajas, abrir una filial española no está exento de inconvenientes. En primer lugar, necesitará a alguien sobre el terreno en España -un residente con identificación fiscal y tarjeta verde o un empleado local- para dirigir su empresa en España. Esta persona será su Director General español y podrá tomar decisiones rápidamente para la empresa española. Las filiales españolas también tienen requisitos de capital mínimo, lo que no ocurre con las sucursales. Sin embargo, estos requisitos, antes elevados, se han reducido a sólo 3.000 euros para una sociedad limitada. Estos fondos deben ingresarse en una cuenta bancaria al constituir la entidad, pero pueden utilizarse posteriormente para las operaciones de la empresa.
Tras sopesar estos pros y contras, alrededor del 90% de nuestros clientes deciden que constituir una filial es lo que mejor se adapta a sus necesidades empresariales. Entre cuestiones de responsabilidad, impuestos y conveniencia en general, es fácil ver por qué las sucursales son cada vez menos comunes para las empresas extranjeras que buscan hacer crecer sus negocios en España.
