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Ley del Trabajo de EUA para Compañías Extranjeras

U.S. Employment

Con un PIB de $20 trillones y una población de 325 millones de personas, los Estados Unidos es el mercado de consumidores más grande mundo. Los gastos domésticos son los más altos del mundo, y representan más del 25% del consumo doméstico, y los tratados de libre comercio con 20 países proporcionan un mayor acceso a cientos de millones de consumidores adicionales. En resumen, Estados Unidos es fácilmente uno de los mejores países en el mundo para hacer negocios.

Al mismo tiempo, Estados Unidos es un lugar altamente complejo y regulado. El Departamento de trabajo de los EUA (DOL por sus siglas en inglés) administra y aplica más de 175 leyes federales relacionadas al empleo en áreas como reclutamiento, contratación, revisión de antecedentes, compensación y beneficios, conducta en el lugar de trabajo y terminación. Los empleadores en los Estados Unidos también son gobernados por un extenso conjunto de leyes estatales y locales, las cuales son frecuentemente más favorables para los empleados que las leyes federales.

Los gerentes de negocios internacionales entenderán que cada país – y cada jurisdicción – es diferente. Es también verdad que los empleados locales están mucho más familiarizados con sus derechos que en otras épocas (¡gracias, Google!) y en muchos casos estás más dispuestos de defender esos derechos. Una consideración adicional es que los empleados en los Estados Unidos tienden a ser mas litigiosos que sus contrapartes en la mayoría de otros países, y los tribunales (y jurados especiales) en los Estados Unidos son conocidos por conceder a los empleados un pago de daños que excede lo típicamente otorgado en la mayoría de otras jurisdicciones.

De ahí que las compañías que están buscando establecer operaciones en los Estados Unidos necesitan cumplir las leyes y regulaciones que rigen el empleo, a niveles federales, estatales y locales.

A continuación, se muestra un breve resumen de las consideraciones de la ley del trabajo para compañías extranjeras que desean establecer operaciones en los EUA. Por supuesto recomendamos contratar asesoría profesional para asegurar el cumplimiento de las leyes federales, estatales y locales que son relevantes para su situación específica.

El Proceso de Contratación

Al contratar empleados, se requiere que las compañías sean transparentes acerca de sus requerimientos de trabajo, y no se permite que discriminen en base de género, raza, edad, estado civil o religión. Además, la ley federal para Americanos con Discapacidades (ADA por sus siglas en inglés) y otros estatutos similares, prohíben que los empleadores discriminen contra los candidatos con discapacidades que están calificados para realizar el trabajo, y también requieren que los empleadores acondicionen razonablemente las necesidades especiales de solicitantes discapacitados durante el proceso de solicitud. Las decisiones de empleo deben ser realizadas en base a criterios relacionados al trabajo como educación, años de experiencia y habilidades y los gerentes de contratación deben estar bien entrenados en parámetros de entrevista legales (en otras palabras, no discriminatorios). Las preguntas como ¿Está casado(a)? o ¿Cuántos años tiene? Pueden generar motivos suficientes para demandas civiles caras y acciones regulatorias.

Las descripciones de trabajo deben mostrar el puesto que se ofrece, destacando el salario y beneficios, requerimientos del trabajo y requisitos, y los términos del empleo, por ejemplo “contrato de 6 meses” o “puesto de tiempo completo”. Los solicitantes deben estar informados de cualquier requerimiento para el empleo, como pruebas de drogas, disponibilidad para trabajar tiempo extra, período de entrenamiento /prueba o requerimientos físicos de agilidad.

Finalmente, las leyes de privacidad rigen no solo el proceso de contratación sino cada aspecto del trabajo, hasta la renuncia /terminación. Y durante el proceso de contratación, las leyes estatales y federales rigen las obligaciones de los empleadores al llevar a cabo revisiones de antecedentes ya sea directamente o a través de agencias terceras. Estas leyes requieren que los empleadores obtengan consentimiento de los candidatos /empleados y proporcionen ciertos avisos a los candidatos /empleados.

Las compañías que están buscando contratar o transferir ciudadanos extranjeros para trabajar en los Estados Unidos deben aplicar para visas para esos empleados, y el cambiante ambiente político que rige en las visas de trabajo para inmigrantes y no inmigrantes, significa que los empleadores deben aplicar una variedad de estrategias para alcanzar sus objetivos de personal.

Existe una variedad de visas de no inmigrante disponible para trabajadores extranjeros, incluyendo viajes de negocios, entrenamiento y de transferencias dentro de la compañía, además de visas de puestos especializados; y las visas de inmigrante, aunque usualmente toman mucho más tiempo obtener, pueden llevar a un estado de residencia permanente, lo cual es beneficioso para el empleado y empleador.

Elegibilidad, requerimientos, tiempos de procesamiento y beneficios para los miembros de la familia acompañantes varían de acuerdo a la clasificación de la visa, y obviamente, se aconseja a las compañías que asignen una alta prioridad al cumplimiento con las leyes de inmigración.

Manejando su Fuerza de Trabajo

Gran parte de la ley del trabajo de EUA está diseñada para proteger a los empleados de la explotación, y los parámetros para salarios, horas de trabajo, pensiones y seguridad en el lugar de trabajo están establecidos en las leyes a niveles tanto estatales como federales. La ley también gobierna el ambiente de trabajo en maneras que no parecen relacionarse directamente a la relación empleador-empleado, por ejemplo, en casos de discriminación o acoso entre empleados.

Las leyes federales (frecuentemente más estrictas) y estatales imponen requerimientos para salario mínimo y pagos de tiempo extra y también rigen que tanto tiempo extra puede ser solicitado y trabajado por los empleados. Las leyes incorporan excepciones para trabajadores de “cuello blanco”, contratistas y otros, pero la correcta interpretación de la ley es vital para evitar una posible responsabilidad regulatoria y/0 civil.

Discriminación y Acoso

La ley federal prohíbe discriminación en contra de empleados y solicitantes basado en la raza, color, religión, sexo (incluyendo embarazo), nacionalidad de origen, edad (para aquellos de 40 años o más), discapacidad o información genética del individuo. De nuevo, la mayoría de los 50 estados tiene leyes antidiscriminación que reflejan las leyes federales o van más lejos en proteger a los empleados, por ejemplo, algunas jurisdicciones tienen leyes que prohíben la discriminación en base a la afiliación política u orientación sexual.

Las leyes federales y estatales también protegen a los empleados de acoso basado en categorías de antidiscriminación. El acoso sexual en particular ha incrementado como un problema para monitorear por las compañía, ya que las costumbres sociales han cambiado en lo que respecta al comportamiento apropiado (y no apropiado) en el trabajo apropiado.

La ley protege a los empleados no solo de acoso de arriba hacia abajo por parte de los supervisores, sino también de comportamiento inapropiado por parte de colegas y hasta de clientes y proveedores.

Para los empleadores, la protección contra responsabilidad por quejas de acoso debe empezar con una política de personal que claramente defina y prohíba la discriminación y acoso, defina procedimientos para realizar quejas y autorice acciones disciplinarias contra los que violen las políticas antidiscriminatorias y contra el acoso.

Políticas de Ausencia

Estados Unidos es conocido por ser poco generoso en su apoyo de vacaciones pagadas por mandato federal, y de ausencia por enfermedad o maternidad /paternidad. Dicho esto, si la ausencia retribuida es autorizada en algunas /todas estas categorías, puede ser sujeta a regulación estatal o municipal. Trece estados y Washington, D.C. tienen leyes promulgadas que requieren una ausencia retribuida, y las ciudades que requieren que se proporcionen ausencias pagadas por enfermedad incluyen San Francisco, Seattle, Chicago, Filadelfia y Nueva York.

Aunque los Estados Unidos no exige las ausencias retribuidas en la mayoría de las circunstancias, varias leyes federales y estatales requieren que los empleadores proporcionen a sus empleados con ausencias retribuidas si lo solicitan. Algunos ejemplos son licencias para embarazo, nacimiento, servicio militar, discapacidad, servicio de jurado, votar y observancia religiosa.

Las políticas de personal deben explicar los derechos de los empleados a ausencias pagadas y no pagadas, y los procedimientos para solicitar la ausencia.

Beneficios de Empleados

Los Estados Unidos requieren que sus empleadores proporcionen a los empleados con beneficios Medicare federales (beneficios para trabajadores retirados o activos de 65 o más años o personas discapacitadas), beneficios de Seguridad Social (pensiones para trabajadores retirados) y compensación por desempleo. Empleadores y empleados se dividen el costo de Medicare y beneficios de Seguridad Social.

Muchos empleadores de EUA también proporcionan alguna forma de plan de pensión (incluyendo planes 401k) y ofrecen seguro médico y dental, seguro de vida, y planes de ingresos por discapacidad. De nuevo, los costos de financiamiento de la mayoría de estos planes son generalmente compartidos entre el empleador y el empleado.

Y aunque la Ley Federal de Asistencia Económica de 2010 estableció un sistema federal obligatorio de cuidado de la salud que no requiere que los empleadores ofrezcan planes de salud grupales a los empleados, la ley impone penas a compañías que no ofrecen cobertura de salud asequible a sus empleados.

Seguridad en el Lugar de Trabajo

La ley de Seguridad Laboral y Salud de 1970 (OSHA por sus siglas en inglés) entró en efecto con la obligación de proporcionar “a cada hombre y mujer en la nación condiciones de trabajo seguras y saludables”. Cerca de la mitad de los estados de EUA han promulgado sus propia legislación de seguridad laboral y salud también.

Estas categorías de negocios están cubiertas bajo OSHA – construcción, agricultura e industria general – con empleadores obligados a proporcionar un lugar de trabajo “libre de peligros reconocibles que están causando o es probable que ocasionen la muerte o un serio daño físico.”

OSHA tiene el derecho de llevar a cabo inspecciones en el lugar de trabajo durante horas laborables, y los empleadores tienen el derecho de solicitar una orden de registro antes de permitir el acceso. El proceso de inspección incluye reuniones con los inspectores antes y después de una caminata en las instalaciones que le permite a los empleadores entender el límite y alcance de una inspección y para entender la naturaleza de cualquier presunta violación.

Cuando los inspectores de OSHA creen que han identificado violaciones, proporcionan una notificación formal por correo certificado, con un citatorio, dándoles a los empleadores tiempo para tomar acciones correctivas o impugnar el citatorio. Las penas por violaciones de OSHA varían de acuerdo a la severidad de la ofensa.

Los empleados lesionados en el trabajo tienen derecho a compensación de trabajadores, el cual cada estado solicita a los empleadores que proporcionen. Los requerimientos de cobertura varían por estado, y los empleadores pueden proporcionar cobertura a través de una compañía de seguros o ellos pueden auto asegurarse; los costos los de las primas son basados en el número de empleados, sus responsabilidades en el trabajo y el nivel de riesgo.

Sindicatos de los trabajadores.

La ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA por siglas en inglés) establece el derecho de los trabajadores a reunirse en actividades colectivas, incluyendo para formar, unirse y asistir a reuniones. Aunque menos del 15% de los trabajadores en los EUA, y menos del 10% de los trabajadores del sector privado están sindicalizados, la NLRA no solo regula lo que los empleados pueden y no pueden hacer en términos de actividad colectiva y de negociar con sindicatos, sino que también proporciona derechos y protecciones a empleados no sindicalizados y lugares de trabajo sin sindicatos. En la práctica, esto significa que la ley puede proteger el derecho de empleados no sindicalizados a levantar inquietudes de grupo relativas a pago, horas y condiciones de trabajo y prohíbe a los empleadores de tomar una acción adversa (por ejemplo, terminación) contra empleados que realizan actividades colectivas.

Monitoreo de Empleados, Protección de Información y Derechos de Privacidad

Muchos empleadores, especialmente en instalaciones de “cuello blanco”, pueden monitorear fácilmente las comunicaciones de los empleados, pero este monitoreo es gobernado por leyes federales, estatales y locales diseñadas para proteger la privacidad de los empleados. Las restricciones de monitoreo varían ampliamente por jurisdicción, pero en general, se requiere que los empleadores informen a los empleados acerca de monitoreo, para obtener consentimiento. Los empleadores generalmente obtienen este consentimiento a través de políticas de uso del equipo que explícitamente mencionan que la compañía puede monitorear las comunicaciones y actividades del empleado en sistemas y equipo de la compañía. Las organizaciones que operan en más de una jurisdicción deben revisar y cumplir con las leyes y regulaciones aplicables en cada instalación en la cual los empleados realizan su trabajo o donde los sistemas de la compañía o dispositivos electrónicos están localizados.

Acuerdos de No Competencia

La mayoría de los estados permiten los Acuerdos de No Competencia, pero algunos no. California no solo no obliga los acuerdos de no competencia de empleados, sino que los empleados pueden demandar al empleador que busca que firmen uno.

Los estados que permiten acuerdos de no competencia para empleados no aplicarán el acuerdo que también limita de manera significante los prospectos futuros de trabajo del empleado. Es más probable que se imponga un acuerdo de no competencia de un empleado si está limitado en:

  • Tiempo. Mientras más corto el tiempo que se prohíba la competencia, es más probable que se aplicará el acuerdo de no competencia.
  • Área Geográfica. Mientras más pequeña sea el área geográfica, es más probable que se aplicará el acuerdo de no competencia. El área geográfica dependerá en gran parte del alcance geográfico de la industria y el negocio.
  • Definición de Competencia. Mientras más limitada sea la naturaleza de competencia prohibida, es más probable que el acuerdo de no competencia sea aplicado.

Un acuerdo de no competencia que prohíbe a un empleado trabajar para uno de los tres principales competidores directos en el mismo estado por un año, es más probable que sea aplicado que un acuerdo que prohíba a un empleado trabajar en cualquier compañía de toda la industria por tres años.

Terminación y Renuncia

La mayoría del empleo americano opera bajo un modelo de contratación “a voluntad”, lo que hace la terminación relativamente directa comparada con algunos países. Aunque vale la pena recordar que la sociedad americana es relativamente litigiosa, y que las leyes y regulaciones antidiscriminatorias pueden darle a los empleados despedidos una oportunidad de realizar reclamos contra sus antiguos empleadores. Más del 80% de las demandas relacionadas al empleo en los Estados Unidos vienen de terminaciones de empleo.

El mejor consejo a los empleadores que deben despedir empleados es universalmente aplicable: sean justos y transparentes. Las expectativas de comportamiento y rendimiento en el empleo deben ser establecidas al inicio del servicio del empleo y cualquier deficiencia en el rendimiento debe ser documentada exhaustivamente y comunicada al empleado. Cómo manejar un despido tiende a ser algo que depende de la situación y la ubicación así que no tiene caso en discutir eso aquí.

Conclusión

“Sea justo y transparente” es nuestro mejor consejo para las compañías que buscan establecer operaciones en los Estados Unidos.

Prepárese a conciencia buscando asesoría profesional para asegurar el cumplimiento de leyes federales, estatales y locales, así como de las regulaciones específicas de la industria, relevantes a su situación.

Prepárese a fondo estableciendo una infraestructura completa de recursos humanos, estableciendo los derechos, responsabilidades y posibilidades de recursos en un manual disponible universalmente.

Prepárese a fondo asegurando que los ejecutivos, gerentes y supervisores se encuentren bien informados en los problemas gobernantes de empleo (por ejemplo, discriminación, seguridad en el lugar de trabajo) y bien entrenados en cómo mantener el cumplimiento.

Y, por último, ¡buena suerte!

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