¿Debe registrarse mi empresa internacional en Estados Unidos?

En la publicación anterior de esta serie, analizamos los requisitos bancarios que rigen en Estados Unidos para las empresas internacionales. En esta publicación hablaremos de cuándo una empresa extranjera debe o tiene que registrarse para hacer negocios en un estado de Estados Unidos, ya sea registrando su empresa extranjera directamente en ese estado o creando una filial o empresa subsidiaria en ese estado.

Aparte del registro en el Servicio de Impuestos Internos de Estados Unidos («IRS») para cumplir con las obligaciones fiscales estadounidenses, no existe un registro comercial federal en los Estados Unidos porque el registro se realiza a nivel estatal. Los criterios para saber si usted debe registrarse en un estado de Estados Unidos dependen de las leyes de cada estado con respecto a cuándo se considera que una empresa «está haciendo negocios» en ese estado.  Esto sucede independientemente de si usted debe impuestos sobre la renta u otro tipo de impuestos basados en sus ventas en un estado de Estados Unidos, como analizaremos en una próxima publicación donde hablaremos de los requisitos impositivos federales y estatales estadounidenses.

Por ejemplo, en Washington, California y Nueva Jersey, el solo hecho de vender productos a través de un bróker o corredor de bolsa, o mantener una cuenta bancaria en una institución financiera no es suficiente para requerir el registro (en dichos estados).  Pero si la actividad excede el mantenimiento de la cuenta bancaria, la venta de productos a través de un bróker o supone la realización de otras actividades comerciales mínimas, entonces se requiere el registro en esos estados:

 

Estado Se requiere registro Comentarios
Washington (WA) Si alquila un espacio de almacén, almacena un producto o reempaqueta un producto en WA
California (CA) Si alquila un espacio de almacén, almacena un producto o reempaqueta un producto en CA
Nueva Jersey (NJ) Si alquila un espacio de almacén, almacena un producto o reempaqueta un producto en NJ

 

Cada empresa internacional deberá analizar cada una de las partes de sus operaciones en Estados Unidos para determinar si necesitan registrarse para hacer negocios en algún estado.

Si, por ejemplo, usted alquiló un espacio de almacén y guardó todo su producto de la costa oeste en Washington y lo envió a California después de la venta, entonces no necesitaría registrarse en California.  Y lo mismo sucederá si almacenó todos sus productos de la costa oeste en California y los envía a Washington.

Pero si necesita reestructurar su logística de CA y WA para que eso suceda, probablemente a largo plazo le costará más (debido a retrasos en el envío y otros problemas) que registrarse en cada estado donde alquila el espacio de almacén o almacena el producto.

Las empresas que se dedican principalmente a operaciones que están basadas en servicios deben prestar atención a posibles actividades que desencadenen la necesidad de registro, como firmar un contrato de alquiler para un espacio de oficina, contratar empleados o enviar empleados al estado para realizar transacciones comerciales.

A menudo, los criterios que aplica la oficina de impuestos de un estado con respecto a sus obligaciones impositivas sobre la renta y las ventas difieren de los criterios que aplica su departamento de comercio o la secretaría de estado con respecto a si la empresa debe o no registrarse.

El costo del registro estatal inicial varía de unos 100 dólares a 300 dólares, y el cumplimiento anual con cada estado varía desde unos pocos cientos de dólares hasta decenas de miles de dólares.  El último gasto extremo puede ocurrir en Delaware, así que tenga mucho cuidado al constituir una entidad en Delaware, de modo que pueda asegurarse de minimizar el pago anual de impuestos de franquicia (la versión de Delaware de una tarifa anual de mantenimiento de la empresa).

En general, la falta de pago de impuestos es considerablemente más grave que la falta de registro de una entidad comercial, debido a importantes sanciones que pueden ser y de hecho serán impuestas a los dueños de negocios (no solo a las empresas que no pagan), pero es importante cumplir con los requisitos de registro y con las condiciones tributarias.

Por último, si no es ciudadano de Estados Unidos y tiene planes de ingresar a Estados Unidos con fines comerciales, debería consultar con un abogado de inmigración antes de venir o de enviar a un miembro de su personal a Estados Unidos.