Cannabis-Rechtsstreitigkeiten: Die Bedeutung von Prozesspausen

Wir berichten in diesem Blog regelmäßig über Rechtsstreitigkeiten, aber heute wollen wir uns damit befassen, wie man sich auf Cannabis-Rechtsstreitigkeiten vorbereitet, die kommen können oder auch nicht. Es ist zwar immer wichtig, über wirksame Systeme zu verfügen, aber es wird noch wichtiger, wenn unsere Kunden erkennen, wie umfangreich der Discovery-Prozess im amerikanischen Rechtssystem ist. Wenn es richtig umgesetzt wird, kann eine ordnungsgemäße Prozessbeobachtung im Nachhinein eine Menge Kosten und Kopfschmerzen sparen - für unsere Kunden und für uns.

Was ist eine Prozesssperre?

Wenn eine Klage eingereicht wird oder auch nur absehbar ist, verpflichten die zivilrechtlichen Verfahrensregeln sowohl der Bundes- als auch der einzelstaatlichen Gerichte dazu, alle potenziell relevanten Unterlagen und Informationen aufzubewahren. So sieht beispielsweise die Federal Rule of Civil Procedure ("FRCP") 37(e) vor:

"(e) Versäumnis, elektronisch gespeicherte Informationen aufzubewahren. Wenn elektronisch gespeicherte Informationen, die in Erwartung oder Durchführung eines Rechtsstreits hätten aufbewahrt werden sollen, verloren gehen, weil eine Partei es versäumt hat, angemessene Schritte zu ihrer Aufbewahrung zu unternehmen, und sie nicht durch zusätzliche Offenlegung wiederhergestellt oder ersetzt werden können, entscheidet das Gericht:

(1) kann, wenn er feststellt, dass einer anderen Partei durch den Verlust der Informationen ein Schaden entstanden ist, Maßnahmen anordnen, die nicht über das zur Beseitigung des Schadens erforderliche Maß hinausgehen, oder

(2) nur dann, wenn festgestellt wird, dass die Partei in der Absicht gehandelt hat, einer anderen Partei die Verwendung der Informationen in dem Rechtsstreit zu verweigern:

(A) davon ausgehen, dass die verlorenen Informationen für die Partei ungünstig waren;

(B) die Geschworenen anweisen, dass sie davon ausgehen können oder müssen, dass die Informationen für die Partei ungünstig waren; oder

(C) die Klage abweisen oder ein Versäumnisurteil erlassen".

Im Wesentlichen macht die Prozesssperre alle Beteiligten und ihre wichtigsten Verwahrer von Dokumenten und Unterlagen darauf aufmerksam, dass ein bestimmter Umfang an Informationen aufbewahrt (und später im Rahmen des Offenlegungsprozesses zusammengestellt und vorgelegt) werden muss. Und wie FRCP 37(e) deutlich macht, kann es schwerwiegende Folgen haben, wenn dies nicht ordnungsgemäß (oder schlimmer noch, wenn es nicht absichtlich geschieht) geschieht: Dazu gehört die Klageabweisung (wenn Sie der Kläger sind) oder ein Versäumnisurteil (wenn Sie der Beklagte sind).

Wie man eine gute Prozessführung umsetzt

Zunächst ist es wichtig, den Umfang oder das Universum dessen zu bestimmen, was in einem aufkeimenden Streitfall im Cannabisgeschäft bewahrt werden muss. Denken Sie über den spezifischen Streitfall oder die Ansprüche/Verteidigungen hinaus. Was als "relevant" angesehen wird, kann im Zusammenhang mit der Offenlegung extrem weit gefasst sein.

Zweitens müssen Sie Protokolle für alles, was diese Aufzeichnungen enthalten könnte, festlegen und umsetzen. Während dies früher Aktenschränke mit Papieren bedeutete, sind es heute in der Regel E-Mails, Dokumente, Tabellenkalkulationen usw. Aber das ist noch nicht alles: Gibt es Unternehmenssoftware, mit der die Mitarbeiter zusammenarbeiten oder kommunizieren? Bekommen die Mitarbeiter ein Firmentelefon? Es ist wichtig, nicht nur an E-Mails und Dokumente zu denken, denn höchstwahrscheinlich wird bei einer Offenlegung alles verlangt.

Und schließlich sollten Sie regelmäßig nachfassen, um sicherzustellen, dass sich alle Mitarbeiter so lange wie nötig an die Einhaltung der Verfahrensfristen halten. Manchmal ist es sinnvoll, Schlüsselpersonen mit der Aufsicht zu betrauen, die vierteljährlich oder jährlich überprüfen können, ob die Systeme funktionieren.

Schlussfolgerung

Die Aufbewahrung von Beweismitteln kann ein langwieriger Prozess sein, daher ist es am besten, dieses Problem von Anfang an anzugehen. In der Regel verursacht nichts mehr Verzögerung und Stress in einem Rechtsstreit als ein Kunde, der seine Beweise nicht im Griff hat - sei es, dass es sich um Beweise handelt, die er haben sollte, aber nicht hat, oder um Beweise, die er über einen längeren Zeitraum hinweg Stück für Stück findet, weil der Kunde oder die Informationen unorganisiert sind.

Und für unsere proaktiven Leser ist es nie zu früh, einen allgemeinen Plan zu entwickeln, mit dem sichergestellt werden kann, dass ein Rechtsstreit in der Zukunft effektiv vorbereitet werden kann. Wenn man feststellt, wo Daten in aktiven Systemen gespeichert sind, wenn man sicherstellt, dass regelmäßig Sicherungskopien erstellt werden, und wenn man Checklisten für das Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen entwickelt, kann man sicherstellen, dass alle relevanten Daten erhalten und zugänglich sind.