Muss mein internationales Unternehmen in den USA registriert werden?

Im vorherigen Beitrag dieser Serie haben wir die Anforderungen an US-Banken für internationale Unternehmen besprochen. Dieser Beitrag befasst sich mit der Thematik, wann ein ausländisches Unternehmen seine Geschäftstätigkeit in einem US-Bundesstaat anmelden sollte oder muss, indem es sich entweder direkt in diesem Staat registriert oder eine Tochtergesellschaft in dem betreffenden Staat gründet.

Abgesehen von der Registrierung bei der US-Steuerbehörde (Internal Revenue Service „IRS“) zur Erfüllung der US-Steuerverpflichtungen gibt es in den USA keine bundesweite Unternehmensregistrierung, da die Registrierung auf staatlicher Ebene erfolgt. Der entscheidende Punkt für die Notwendigkeit einer Registrierung in einem US-Bundesstaat hängt von den Gesetzen des jeweiligen Staates ab, die festlegen, wann ein Unternehmen als „geschäftlich tätig“ in diesem Staat gilt. Diese Bestimmung ist unabhängig davon, ob Sie Einkommenssteuer oder eine andere Steuer basierend auf Ihren US-Verkäufen in einem Staat schulden. Dies werden wir in einem zukünftigen Beitrag über Bundes- und Staatsbesteuerungsanforderungen in den USA diskutieren.

In Washington, Kalifornien und New Jersey ist zum Beispiel eine Registrierung nicht erforderlich, wenn nur Produkte über einen Makler verkauft werden, oder ein Bankkonto bei einem Finanzinstitut geführt wird. Alles, was allerdings darüber hinaus geht erfordert eine Registrierung in diesen Staaten:

 

Bundesstaat Anmeldung erforderlich Anmerkung
Washington (WA) Ja Falls Lagerräume gemietet werden, Produkte werden gelagert oder neu verpackt in WA
Kalifornien (CA) Ja Falls Lagerräume gemietet werden, Produkte werden gelagert oder neu verpackt in CA
New Jersey (NJ) Ja Falls Lagerräume gemietet werden, Produkte werden gelagert oder neu verpackt in NJ

 

Jedes internationale Unternehmen muss alle Bereiche seiner Geschäftstätigkeit in den USA analysieren, um festzustellen, ob eine Registrierung für die Geschäftstätigkeit in den jeweiligen Bundesstaaten erforderlich ist.

Wenn Sie zum Beispiel ein Lager anmieten und alle Ihre Produkte von der Westküste in Washington lagern und sie nach dem Verkauf nach Kalifornien verschicken, müssen Sie sich nicht in Kalifornien registrieren lassen. Der umgekehrte Fall würde auch zutreffen, wenn Sie alle Ihre Westküstenprodukte in Kalifornien lagern und nach Washington versenden.

Müssten Sie allerdings Ihre Logistik in CA und WA umstellen, um dies zu ermöglichen, würde Sie das auf lange Sicht wahrscheinlich mehr kosten (durch Versandverzögerungen und andere Probleme), als sich in jedem Staat zu registrieren, in denen Sie Lagerflächen mieten oder Produkte lagern.

 

Unternehmen, die in erster Linie dienstleistungsbasiert tätig sind, sollten auf auslösende Vorgänge achten, wie z. B. den Abschluss eines Mietvertrags für Büroräume, die Einstellung von Mitarbeitern oder die Entsendung von Mitarbeitern in den Bundesstaat zur Durchführung von Geschäftstätigkeiten.

Oft sind die Kriterien, die das Steueramt eines Staates in Bezug auf Ihre Einkommens- und Umsatzsteuerverpflichtungen anwendet, anders als die Kriterien, die das Handelsministerium oder das Staatssekretariat in Bezug auf die Notwendigkeit einer Registrierung des Unternehmens anwendet.

Die Kosten für die Erstregistrierung in einem Bundesstaat variieren zwischen ca. 100 und 300 US-Dollar, und die jährlichen Kosten für die Einhaltung der Vorschriften in den jeweiligen Bundesstaaten bewegen sich zwischen einigen Hundert Dollar bis hin zu Zehntausenden von Dollar. Letzterer Betrag kann in Delaware anfallen. Seien Sie deshalb sehr vorsichtig, wenn Sie eine Filiale in Delaware gründen, damit Sie sicherstellen können, dass Sie Ihre jährliche Franchise-Steuerzahlung (Delawares Version einer jährlichen Unternehmensaufrechterhaltungsgebühr) minimieren können.

Als Letztes: Sollten Sie als Nicht-US-Bürger planen, zu geschäftlichen Zwecken in die USA einzureisen, sollten Sie sich unbedingt von einem Anwalt für Einwanderungsrecht beraten lassen, bevor Sie in die USA kommen oder einen Ihrer Mitarbeiter dorthin schicken.